【業務の引き継ぎ】派遣期間終了までに行うべき企業の対応を解説

現在の業務を洗い出す

まずは、前任者が担当している業務の棚卸を実施します。年に1回など頻度の少ないものから日常的に発生する作業までリストアップし、「年次」「月次」「日次」「不定期」など業務が発生するタイミングまで詳細に記載します。

業務のリストアップと合わせて、後任者と対面で引き継ぎをおこなうべき業務なのか、書面や口頭での引き継ぎで済む業務なのかなど、重要度を整理しておくことで、引き継ぎにかかる業務の時間を把握することができます。

引き継ぎをおこなう期間と相手を確認しスケジュールを立てる

一般的な派遣社員の場合、前任者と後任者を同時に雇用する期間を決めるのは派遣先企業や派遣元企業になります。

そしてその引き継ぎ期間は2～4週間以内になることが多いです。前任者は引き継ぎの期間を確認し、通常業務のスケジュールも加味しながら、引き継ぎのスケジュールをたてることになります。

引き継ぎ期間が短い場合や、引き継ぎ期間に対して業務量が多い場合には、現場担当者と相談の上、すべての業務を後任者に引き継ぐのではなく、他の社員に振り分けるなどの調整をおこないます。

引き継ぎ書やマニュアルを作成する

対面での引き継ぎをおこなう場合でも、前任者の退職後に後任者が見返したり、後任者の急な不在時に別の社員が代理で対応したりするために、引き継ぎ書やマニュアルは用意しておくといいでしょう。

はじめてその業務に接する人の視点で、わかりやすく細かな説明に努めて引き継ぎ書やマニュアルを作成します。

前任者目線で過去に苦労した業務のフォローやイレギュラーの対応まで記載することがベストですが、しっかりとした書面を一から作成しようとすると想像以上に時間が必要となります。時間が足りないようであれば、打ち合わせのもと優先順位を決めて取り組んでいきましょう。

関連記事：【業務の引き継ぎ】派遣期間終了までに行うべき企業の対応を解説

引き継ぎを実施する

後任者の就業開始後、対面での引き継ぎを実施します。

通常業務の影響や後任者のスキルレベルによって、想定よりも時間がかかりスケジュールが後ろ倒しになってしまう可能性もあるため、引き継ぎをおこなう際には優先順位を考え、現場担当者と相談しながらスケジュールを調整しながら進める必要があります。

有給休暇の残日数と取得希望を確認する

有給休暇は年5日の取得が義務付けられており、派遣社員も例外ではありません。5日以上の残日数があり、まとめて有給休暇の取得を希望されるケースもあります。

契約満了日前の有給休暇取得は引き継ぎのスケジュールに影響を与えるため、早めに前任者へ有給取得希望について確認をおこなう必要があります。

関連記事：派遣社員の有給休暇はいつから？付与日数や取得条件を解説

引き継ぎ期間に余裕を持たせる

引き継ぎにどれくらいの日数を確保できるかは、しっかりとした引き継ぎをおこなう上で重要です。

前任者の有給休暇消化などで稼働日が短くなり、対面での引き継ぎに充てることができる日数が想定より短くなる場合も考えられるため、引き継ぎ期間には余裕を持った設定をすることが望ましいです。

前任者に過度な負担がかからないよう配慮する

前任者にとって、引き継ぎ期間は通常業務との同時進行になり、前任者には大きな負担になりがちです。

そのため、企業としてはこまめに引き継ぎ状況をヒアリングして、マニュアル作成や引き継ぎの時間が足りないようであれば、打ち合わせのもと優先順位を決めて優先度の低いものを切捨てたり、他の社員に業務を振り分けたりする必要もあります。

後任者に業務のつながりや全体像を伝える

後任者が業務をスムーズに理解するためには、自分に与えられた業務だけでなく、他の業務とのつながりや全体像を知ることが大切です。

引き継ぎをおこなう際に、業務の具体的な作業については前任者に任せ、組織としておこなっている業務や後任者に求められる役割などに関する説明は現場担当者や人事からおこなうという形もいいでしょう。

マニュアルの作成や更新を通常の業務に含める

派遣期間終了時の作業量を減らすためには、引き継ぎ期間に入ってからマニュアルを作成するのではなく、普段から派遣社員の仕事はいずれ別の人に引き継がれるものであることを前提として、マニュアルの更新や作成をしておくことが有効です。

契約期間の満了が決まっているか否かに関わらず、平常時からマニュアルの更新や作成をすることを業務に含めておくと、スムーズな引き継ぎをおこなうことができます。