【業務の引き継ぎ】派遣期間終了までに行うべき企業の対応を解説

現在の業務を洗い出す

まずは、前任者が担当している業務の棚卸を実施します。年に1回など頻度の少ないものから日常的に発生する作業までリストアップし、「年次」「月次」「日次」「不定期」など業務が発生するタイミングまで詳細に記載します。これにより、業務の全体像を把握し、引き継ぎの優先順位を決定する基礎となります。

業務のリストアップと合わせて、後任者と対面で引き継ぎを行うべき業務なのか、書面や口頭での引き継ぎで済む業務なのかなど、重要度を整理しておくことで、引き継ぎにかかる業務の時間を把握することができます。また、この過程で業務の関連性や関連部署との連携も明確になり、スムーズな引き継ぎにつながります。

さらに、業務の洗い出しの際には、定型業務だけでなく、突発的に発生する可能性のある業務や、季節性のある業務なども含めて整理することが重要です。これにより、後任者が予期せぬ事態に直面した際にも適切に対応できるよう準備することができます。

引き継ぎを行う期間と相手を確認しスケジュールを立てる

一般的な派遣社員の場合、前任者と後任者を同時に雇用する期間を決めるのは派遣先企業や派遣元企業になります。

そしてその引き継ぎ期間は2～4週間以内になることが多いです。前任者は引き継ぎの期間を確認し、通常業務のスケジュールも加味しながら、引き継ぎのスケジュールをたてることになります。

引き継ぎ期間が短い場合や、引き継ぎ期間に対して業務量が多い場合には、現場担当者と相談の上、すべての業務を後任者に引き継ぐのではなく、他の社員に振り分けるなどの調整を行います。

この際、前任者は引き継ぎ相手となる後任者の経験やスキルレベルも考慮に入れる必要があります。また、引き継ぎ相手が決まっていない場合は、現場担当者と相談しながら、引き継ぎ書の作成を優先するなど、柔軟な対応が求められます。

引き継ぎ書やマニュアルを作成する

対面での引き継ぎを実施する場合でも、前任者の退職後に後任者が参照したり、後任者の急な不在時に別の社員が代理で対応したりするために、引き継ぎ書やマニュアルは必ず用意しておくことが重要です。

作成にあたっては、はじめてその業務に接する人の視点に立ち、わかりやすく細かな説明を心がけましょう。具体的には、業務の手順や注意点、使用するツールやシステムの操作方法などを、画像や図表を用いて視覚的にも理解しやすいように工夫することが効果的です。

前任者目線で過去に苦労した業務のフォローやイレギュラーの対応まで記載することが理想的ですが、しっかりとした書面を一から作成しようとすると想像以上に時間が必要となります。時間が足りないようであれば、現場担当者と相談のうえ優先順位を決めて取り組んでいきましょう。

また、引き継ぎ書やマニュアルは、後任者が実際に業務を行う中で気づいた点を随時更新できるよう、電子データでの作成・保管を推奨します。常に最新の情報を維持し、将来的な引き継ぎにも活用できる資料となるでしょう。

引き継ぎを実施する

後任者の就業開始後、対面での引き継ぎを実施します。この段階では、事前に作成した引き継ぎ書やマニュアルを活用しながら、実際の業務の流れや注意点を丁寧に説明していきます。

通常業務の影響や後任者のスキルレベルによって、想定よりも時間がかかりスケジュールが後ろ倒しになってしまう可能性もあるため、引き継ぎを行う際には優先順位を考え、現場担当者と相談しながらスケジュールを調整しながら進める必要があります。

また、後任者の理解度を確認しながら進めることも重要です。質問や疑問点があれば、その場で丁寧に回答し、必要に応じて追加の説明や資料の提供を行うことで、より確実な引き継ぎが可能となります。

さらに、引き継ぎ期間中に発生した特殊なケースや想定外の事態については、その都度対応方法を説明し、可能であれば実際に後任者に対応してもらうことで、実践的な経験を積んでもらうことも効果的です。

有給休暇の残日数と取得希望を確認する

有給休暇は年5日の取得が義務付けられており、派遣社員も例外ではありません。5日以上の残日数があり、まとめて有給休暇の取得を希望されるケースもあります。

契約満了日前の有給休暇取得は引き継ぎのスケジュールに影響を与えるため、早めに前任者へ有給取得希望について確認を行う必要があります。

具体的には、残日数を正確に把握し、取得希望日を確認した上で、引き継ぎスケジュールと調整することが重要です。また、有給休暇取得と引き継ぎ業務の両立が難しい場合は、柔軟な対応策を検討することも必要になるでしょう。

関連記事：派遣社員の有給休暇はいつから？付与日数や取得条件を解説

引き継ぎ期間に余裕を持たせる

引き継ぎにどれくらいの日数を確保できるかは、しっかりとした引き継ぎを行う上で重要です。

前任者の有給休暇消化などで稼働日が短くなり、対面での引き継ぎに充てることができる日数が想定より短くなる場合も考えられるため、引き継ぎ期間には余裕を持った設定をすることが望ましいです。

また、業務の複雑さや量によっては、予想以上に時間がかかる可能性もあります。そのため、派遣先企業は前任者と後任者の双方と十分なコミュニケーションを取り、必要に応じて引き継ぎ期間の延長や調整を検討することも大切です。

前任者に過度な負担がかからないよう配慮する

前任者にとって、引き継ぎ期間は通常業務との同時進行になり、前任者には大きな負担になりがちです。

そのため、企業としてはこまめに引き継ぎ状況をヒアリングして、マニュアル作成や引き継ぎの時間が足りないようであれば、打ち合わせのもと優先順位を決めて優先度の低いものを切捨てたり、他の社員に業務を振り分けたりする必要もあります。

また、前任者の心理的な負担にも配慮することが重要です。引き継ぎ作業は責任感の強い人ほど完璧を目指してしまい、ストレスを感じやすくなります。そのため、前任者の様子を観察し、必要に応じて声かけやサポートを行うことが大切です。

後任者に業務のつながりや全体像を伝える

後任者が業務をスムーズに理解するためには、自分に与えられた業務だけでなく、他の業務とのつながりや全体像を知ることが大切です。

引き継ぎを行う際に、業務の具体的な作業については前任者に任せ、組織として行っている業務や後任者に求められる役割などに関する説明は現場担当者や人事から行うという形もいいでしょう。

また、後任者が業務の全体像を把握しやすくするために、組織図や業務フローチャートなどの視覚的な資料を用意することも効果的です。後任者は自分の担当業務が組織全体のどの部分に位置づけられているかを理解しやすくなります。

さらに、他部署との連携が必要な業務については、関連部署の担当者を紹介し、コミュニケーションの取り方や情報共有の方法についても説明を行うことが重要です。後任者は円滑に業務を進めることができるようになります。

マニュアルの作成や更新を通常の業務に含める

派遣期間終了時の作業量を減らすためには、引き継ぎ期間に入ってからマニュアルを作成するのではなく、普段から派遣社員の仕事はいずれ別の人に引き継がれるものであることを前提として、マニュアルの更新や作成をしておくことが有効です。

契約期間の満了が決まっているか否かに関わらず、平常時からマニュアルの更新や作成をすることを業務に含めておくと、スムーズな引き継ぎを行うことができます。

また、マニュアルを定期的に見直すことで、業務プロセスの改善点や非効率な部分を発見する機会にもなります。このような取り組みは、長期的には業務の質の向上にもつながる可能性があります。